Dieser Blogbeitrag enthält Erwähnungen/unbezahlte Werbung für Hardwarehersteller im Bereich Datensicherung.
Datensicherung – was genau beschreibt dieses Wort eigentlich im Jahr 2019? Während alle über Datenschutz reden, möchte ich doch gern mal über die professionelle Sicherung quatschen. Denn nicht nur Fotografen und andere Kreative sind meist abhängig von einer guten Datensicherung. Auch Private schätzen ihre Urlaubsbilder als Erinnerung oder andere wichtige Dateien für den Alltag.
“speichern unter…”, erst mal auf den Desktop. Was soll schon schief gehen?
Im Alltag wird gespeichert, was das Zeugs hält. Und dabei meine ich nicht nur “Strg+S” bei Uniarbeiten. Der größte Anteil unserer privaten Daten sind wohl Fotos aus jeglichen Lebensjahren oder irgendwelche Dateien aus dem Internet. Schnell mal “Speichern unter… Desktop” und man ist erst einmal sicher. Denkt man – aber wie häufig hast du schon einmal nach einer bestimmten Datei gesucht? Mit der Zeit können sich schon einmal eine Menge Ordner und einzelne Dateien anhäufen. Ich habe mir aus diesem Grund mittlerweile ein System angewöhnt, welches super simpel und einfach beizubehalten ist. So findest du alles auf Anhieb, auch noch nach mehreren Jahren. Hier ein Beispiel:
Ihr seht hier einen kleinen Einblick, in dem ihr erkennen könnt, dass ich erst nach Bereich, dann nach Jahr und nach Monaten sortiere, bevor ich detailliert und projektbezogen werde. Aber auch hier lege ich Ordner chronologisch ab, um zu sehen, welche Jobs am Anfang des Monats stattgefunden haben und welche am Ende. Aufgrund von sensiblen Daten ist der Bereich hier mal unkenntlich gemacht.
Jeder einzelne Ordner beinhaltet einen Job mit Rohmaterial und bearbeiteten Bildern, noch einmal extra sortiert. Dieses sehr einfache System lässt sich eigentlich auf alles anwenden. Auf eure privaten Bilder oder auch auf eure geschäftlichen Dateien.
Kleiner Tipp für Zahlenverliebte: Auch ein Sortiersystem mit der Struktur JJJJ-MM-TT_Projekt (z.B. 2019-01-17_MeinProjekt für den 17. Januar 2019) wäre denkbar und sinnvoll. Sortiert man den übergeordneten Ordner nach Namen, was das Betriebssystem i.d.R. automatisch tut, so werden die Projekte direkt chronologisch angezeigt.
Jetzt zu der korrekten Datensicherung
Da ein PC oder Laptop meist recht beschränkt ist, was den Speicherplatz betrifft, greifen bereits viele auf externe Festplatten zurück. Der erste, sehr gute Schritt! Aber was hier viele vergessen: dieses Speichermedium hält nicht ewig.
Mit durchschnittlich zehn Jahren kann man immerhin rechnen. Dabei muss jedoch auch auf den richtigen Umgang geachtet werden. Stürze sollten komplett vermieden werden sowie hohe Luftfeuchtigkeit, um das Rosten mechanischer Teile auszuschließen. Auch sich in der Nähe befindliche Magnetfelder können zum Datenverlust führen. Ich persönlich habe bei meinen alten externen Festplatten irgendwann unregelmäßige Probleme festgestellt, wie eine erhöhte Lautstärke, wenn sie im Betrieb waren. Oftmals wurden sie auch vom Rechner nicht mehr erkannt, was ebenfalls erste Zeichen eines größeren Problems sind. Daher hieß es: schnell eine neue Platte, neue Sicherung!
Aus Fehlern lernen
Ich habe die Erfahrung gemacht, dass man häufig auf die Nase fallen muss, um letztendlich dazuzulernen. Denn auch ich habe bis letztes Jahr nur mit externen Festplatten gearbeitet. Als ich dann aber die obenstehenden Probleme bemerkte, wollte ich vorsichtshalber die wichtigsten Daten sichern, falls etwas passieren sollte. Das Schicksal hatte mir allerdings einen Strich durch die Rechnung gemacht, denn gerade als ich retten wollte, war alles im Eimer. Schön blöd. Die Platte wurde nicht mehr erkannt und die Daten waren somit nicht mehr einzusehen. Diagnose: Datensicherung fehlgeschlagen.
Mit bestimmten Datenrettungsprogrammen, einer großen Portion Nerven und mehreren Nächten hohen Stromverbrauchs, konnte allerdings eine Menge wiederhergestellt werden. Allerdings ohne Ordnerstruktur, ohne Dateinamen und ohne Erstellungsdaten. Ein reines Chaos – aber immerhin war ein Teil wieder da.
Mir war nun klar, ich muss diese Thematik nun etwas ernster nehmen und professioneller arbeiten. Immerhin müssen mir meine Kunden auch auf dieser Ebene vertrauen können, dass kein Rohmaterial vor der Bearbeitung flöten geht. Und wer seine Nase schon in das ein oder andere Unternehmen gesteckt hat, wird wissen, dass das Arbeiten mit einem Server die beste Möglichkeit ist, seine Daten nachhaltig zu sichern. Somit recherchierte und verglich ich mehrere Systeme.
→ die nächsten Infos beziehen sich eher auf geschäftlich arbeitende Personen. Meine privaten Empfehlungen findest du weiter unten.
Zunächst möchte ich drei vollkommen unterschiedliche Begrifflichkeiten erklären und diese vor allem voneinander abgrenzen:
– Datenspeicherung: Das eigentliche Speichermedium, auf dem die Daten liegen, kann aus einer einzigen Festplatte, oder einem Verbund aus mehreren Festplatten bestehen. Das Speichermedium kann jederzeit ausfallen. Die Ausfallwahrscheinlichkeit kann durch ein sogenanntes RAID (später mehr dazu) minimiert werden.
– Datensicherung: Wenn das eigentliche Speichermedium ausfällt, sollte eine Sicherung (ein sogenanntes Backup) vorliegen, damit die ansonsten verloren gegangenen Daten zurück kopiert werden können.
– Server: Das Speichermedium soll möglicherweise mehreren Nutzern zur Verfügung gestellt werden. Dafür muss es an das Netzwerk angeschlossen werden. Im einfachsten Fall handelt es sich um ein NAS (Network Attached Storage), der tatsächlich nur als Speicher im Netzwerkverbund dient. Ein Server im allgemeinen Sinne stellt zusätzlich ggf. noch weitere Dienste zur Verfügung. Dieser kann im lokalen Netzwerk über Portfreigaben im Router auch über das Internet zugänglich gemacht werden. Anschließend ist der Zugriff auf die Daten und Dienste prinzipiell von überall auf der Welt möglich.
Investitionen, die sich lohnen
Als Fotografin und Selbstständige weiß ich, dass meine Daten mein Ein und Alles sind. Und ich rede nicht nur von den Fotos, sondern vor allem auch von wichtigen Dokumenten: Rechnungen, Angebote, Leistungen, Listen, Steuerdokumente, Dokumentationen,… all das existiert aufgrund der Weiterverwendung häufig rein digital und kann schneller weg sein, als man meinen mag. Daher hatte ich auch keinerlei Sorgen, zu investieren. Und ich würde auch jedem anderen empfehlen, nicht an solch wichtigen Stellen zu sparen. Wenn deine Daten für dein Geschäft essenziell sind, beschäftige dich mit dem Thema Datensicherung!
Hier seht ihr meine Lösung. Eingebaut in einem alten Flightcase, das noch zusätzlichen Stauraum für Kabel und rundum Schutz bietet.
Ich persönlich nutze aktuell die Synology Rackstation RS816 NAS 4-Bay 16TB inkl. 4x 4TB WD RED WD40EFRX. Vier Speicherplatten sind aktuell seit 12 Monaten das Zuhause meiner digitalen Unterlagen. Mein iMac wird nicht mit zu vielen Daten vollgemüllt und ich kann zusätzlich auch von meinem Laptop weiterarbeiten, den ich ebenfalls häufig in Gebrauch habe. Ich kann ganz einfach von überall auf der Welt via WLAN oder LTE auf meine Daten zugreifen, wenn ich das möchte. Aber der beste Vorteil an diesem System: Datenverlust ist besonders schwer zu erreichen.
ERROR – es kann dich jederzeit erwischen
“Volumenfehler” – mehr wurde mir während meiner Bildretusche nicht angezeigt. Der Server trennte sich und ich konnte nicht mehr auf meine Daten zugreifen. Leichte Panik machte sich breit, vor allem als er noch anfing, laut zu piepen. Lampen blinkten und sagten mir hiermit: eine der vier Platten war zerstört… Nun ja, ich musste es akzeptieren. Denn das kann jeden Moment passieren. Ich konnte aber entspannt bleiben, denn im einem solchen Fall liegen die Daten glücklicherweise 1-fach redundant parallel auf den anderen drei Platten, sodass sie einfach wiederhergestellt werden können. ♥ Das ist dank eines RAID-Systems möglich. Ich kaufte nun lediglich eine neue Platte als Ersatz und konnte nach dem Einbau der neuen Festplatte normal weiterarbeiten.
Hier eine kleine Übersicht meines Workflows zum Thema Datensicherung:
- Fotoshooting erledigt → Speicherung des Rohmaterials (RAW-Dateien) auf dem Server und lokal auf dem Rechner
- Bearbeitung des Rohmaterials vom Rechner aus
- Postproduktion erledigt → direkte Speicherung auf dem Server + Info/Abgabe an den Kunden
→ Nach einem halben Jahr sind die erledigten Jobs meistens final abgehakt und es kommen keine Nachfragen mehr bezüglich Nachlieferungen. Daher lösche ich die Daten von meinem lokalen Rechner und behalte weiterhin die Daten auf dem Server als BackUp. So bleibt der Rechner auch lange rechenstark. Am Ende des Jahres werden die Daten mit Hilfe eines Backup-Tasks per „USB Copy“ auf eine externe USB3.0-Festplatte verschoben, die eingelagert werden kann, und vom Server entfernt, um für neue Projekte Platz zu schaffen.
→ Sobald die Festplatten vom Server voll sind, lässt sich das System dank Synology Hybrid RAID (SHR) sehr einfach erweitern: Mindestens zwei der 4TB HDDs gegen größere Festplatten austauschen und ganz normal weiterarbeiten. Wichtige Daten (wie Rechnungen usw.) sichere ich noch einmal extra auf einer externen Festplatte, die ich fix über USB anschließen und aktualisieren kann. So kann ich schneller drauf zugreifen und muss nicht ständig an meinem Server herumstöpseln.
Zu empfehlen ist trotz der redundanten Speicherung auf dem Server ein z.B. automatisiertes monatliches Backup der Daten auf einer externen Festplatte, die mit dem Server per USB verbunden wird und anschließend sicher verwahrt werden kann.
Möchte man jetzt noch sicherer vorgehen, empfehle ich eine zusätzliche Cloud. Ich habe das System Synology NAS & Backblaze B2 Cloud Storage im Hinterkopf. Da diese zusätzliche Möglichkeit natürlich auch wieder Geld kostet, bleibt es bei mir vorerst nur eine weitere Option. Ein Vorteil wäre aber die dezentrale Speicherung der Daten, die z.B. auch die Sicherheit im Brandfall gewährleistet.
Beruflich: Server!
Tipp vorab: Achte bei Anschaffung eines RAID-Systems darauf, Festplatten aus unterschiedlichen Herstellungschargen zu bestellen. Häufig weisen Festplatten aus ein und der selben Charge ähnliche Fehlercharakteristika auf. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit, dass zwei Festplatten im gleichen Zeitraum kaputt gehen. Das kann z.B. während des Wiederherstellungprozesses zu einem großen Problem werden!
Ich kann allen beruflich tätigen Lesern da draußen empfehlen, in ein Server-System mit vier, anstatt zwei, Platten zu investieren, da du so wesentlich mehr Speicherplatz hast (sollten deine Datenmengen irre groß sein). Durch die im einfachsten Fall (RAID 1) parallel laufende Speicherung wird nämlich die zur Verfügung stehende Speichergröße halbiert.
→ Nice to know: RAID-Systeme (RAID: Redundant Array of Independent Disks) bieten eine höhere Ausfallsicherheit als eine einzelne große Festplatte, indem gezielt redundante (mehrfach vorliegende) Informationen/Daten erzeugt werden. Dadurch sollen beim Ausfall einzelner Speichermedien die Integrität und Funktionalität des RAIDs beibehalten werden. Nach Ersetzen der ausgefallenen Festplatte kann der ursprüngliche Zustand wiederhergestellt werden. Der Wiederherstellungsprozess wird als Rebuild bezeichnet.
Wichtig ist an dieser Stelle zu verstehen, dass eine redundante Datenspeicherung nicht mit einer Datensicherung zu verwechseln ist:
– Eine Datensicherung dient im Falle eines Ausfalls dazu, die Möglichkeit zu haben, die Daten aus einer sicher gelagerten Quelle, dem sogenannten Backup, zurück zu kopieren.
– Die redundante Datenspeicherung vermeidet im Idealfall den Ausfall des Speichermediums, verringert aber zumindest das Risiko eines Datenverlusts.
Ich besitze aktuell 4x 4 TB, also könnte ich nach Abzug 8 TB anstatt der 16 TB effektiv nutzen. Intelligentere Verfahren wie RAID 5 oder SHR ermöglichen eine einfache Redundanz bei „Opferung“ von lediglich einer von vier Festplatten.
Flexibles und sicheres Arbeiten ist somit garantiert. Gerade wir Fotografen haben so gut wie täglich mit enormen Datenmengen zu kämpfen. 1 TB Speicherplatz ist da super schnell voll. Ein weiterer Vorteil: Via WLAN oder LTE und entsprechender Netzwerkonfiguration ist es ermöglich, auch von anderen Orten aus auf deinen Server zuzugreifen.
Privat: nicht nur auf eine externe Festplatte setzen
Jetzt kommen wir zum Privatnutzer, der natürlich keinen Server braucht. Es sei denn, du bist einfach interessiert an dem Thema – dann schlag’ zu!
Eine große externe Festplatte löst das Problem von geringem Speicher auf deinem Laptop/deinem Rechner im Handumdrehen. Diese gibt es mittlerweile schon mit Kapazitäten bis zu 16.000 GB. Allerdings kann so auch viel auf einmal verloren gehen, sollte etwas vorfallen. Daher würde ich immer empfehlen, regelmäßig neue Platten zu kaufen und die alte fachgerecht zu lagern (Klebeetikett mit Inhalt und Jahresangabe nicht vergessen). Ab und zu kannst du schauen, ob noch alles zu erreichen ist und bei auftretender Skepsis, solltest du alle wichtigen Daten auf eine neue Platte ziehen – oder am besten direkt doppelt speichern. Viele Hersteller bieten direkt 2-Bay- Festplatten an, die intern über ein RAID-System mit Redundanz verfügen.
Ich würde hier beispielsweise eine Platte mit 1 TB (= 1.000 GB) oder 2 TB empfehlen. Du hast einen USB-3.0-Port am Laptop/Rechner? Dann achte am besten auch bei der Platte auf einen USB-3.0-Anschluss. So übertragen sich deine Daten besonders schnell. Zusätzlich ist es besser, wenn deine neue Festplatte keine extra Stromversorgung über die Steckdose benötigt. Wähle lieber eine mobile, die allein über USB funktioniert – viel praktischer und entspannter. Und wenn du sie benutzt, am besten nicht auf der Tischkante oder auf dem Schoß – Stürze jeglicher Art sind vorprogrammiert und zerstören nicht nur das Gehäuse, sondern möglicherweise auch die empfindlichen Daten (insbesondere bei konventionellen HDDs; SSDs sind zur Zeit leider noch relativ teuer). Zusätzlich solltest du auch Überhitzungen vermeiden (wer arbeitet nicht mal gern vom Bett aus).
Es ist aufwendig, keine Frage. Ich habe auch immer gedacht, dass schon nichts passieren wird. Aber wenn dann doch mal etwas passiert, ist man sehr dankbar, eine gute Sicherung zu haben. Denn jedes einzelne Foto wurde gemacht, um uns lange zu erinnern – oder?
→ Solltest Du noch offene Fragen zu diesem Bereich haben, schreibe mir gern. Vielleicht kann ich weiterhelfen!